نقش تصمیم گیری در حل چالش های مدیریتی

شرایط و موقعیت در تصمیم گیری

معمولا زمانی ما نیاز به تصمیم گیری پیدا می کنیم که با چالش جدیدی مواجه شویم . برای حل این چالش های جدید معمولا راهکارهای متعددی وجود دارد . تصمیم گیری برای انجام کارهایی صورت می پذیرد که در آینده بوقوع خواهند پیوست . آنچه که باعث اهمیت یافتن تصمیم گیری می شود این است که در فرآیند تصمیم گیری ما با نوعی ابهام مواجه هستیم .

مطلب مشابه : حل مشکلات در فرآیند تصمیم گیری

برای تصمیم گیری یک درجه اطمینان معرفی می شود . درجه اطمینان می تواند دارای سه حالت اطمینان ، مخاطره و عدم اطمینان می باشد که در ادامه به بررسی هرکدام می پردازیم :

۱- اطمینان

وضعیت اطمینان زمانی بوقوع می پیوندد که یک مدیر بتواند تمام راهکارهای در دسترس را معیّن کند و قادر باشد نتیجه ی بدست آمده از هر کار را مشخص کند .

۲- مخاطره

بیشتر موقعیت های تصمیم گیری که یک مدیر با آنها روبرو می شود با یک ریسک (مخاطره) ذاتی مواجه اند . چرا که هیچگاه اطلاعات کاملی در مورد راهکارهای مورد نظر در دسترس نمی باشد . ولی یک مدیر باید بتواند تخمین درستی از احتمال موفقیت در هرکدام از راهکارها را بدست آورد . مدیری در کار خود موفق خواهد بود که همیشه راهکارهای عملی تر و بهتری را برگزیند .

۳- عدم اطمینان

برخی از تصمیماتی که مدیران می گیرند ، به طور مشخص دارای شرایط عدم اطمینان هستند . در چنین موقعیت هایی امکان دارد تصمیم گیرنده از همه حالات ممکن آگاه نباشد و نتواند احتمال موفقیت را برای این کار تخمین بزند .

مراحل تصمیم گیری درست :

1. تعیین و تشخیص مسئله : اولین گام در تصمیم گیری ، این است که وجود یک مشکل پذیرفته شود . تشخیص وجود مسائل برخی مواقع ساده است امّا در اکثر مواقع پیچیده می باشد . شناخت مساله در زمان مناسب ، یکی از موضوعاتی است که می تواند تاثیر زیادی در تصمیم گیری های آینده داشته باشد .
2. تدوین مسئله : بعد از شناخت یک مشکل باید جزئیات آن موشکافی شود . دلیل بوقوع پیوستن یک مسئله می تواند به عوامل شناخته شده و ناشناخته بسیاری مربوط شود . هرچه عوامل ناشناخته را بهتر بشناسیم ، می توانیم تصمیمات سازنده تری را بگیریم .
3. تهیه بیانیه کتبی مسئله : شاید تعریف شفاهی یک مشکل کار ساده ای باشد . امّا هنگامی که بخواهیم آن مشکل را مکتوب کنیم با زوایای جدیدی از آن مشکل مواجه می شویم . وقتی مشکل را برروی کاغذ می آوریم باعث ایجاد مستند سازی دقیقی از شروع فرآیند تصمیم سازی می شویم . این مستندسازی در مراحل بعدی فرآیند تصمیم گیری می تواند مورد استفاده و ارجاع قرار گیرد . در مستند سازی دقت به موارد زیر ضروری است :
   1. مشکل را کاملا واضح و شفاف بیان کنید و از کلی گویی بپرهیزید .
   2. علائم مشاهده شده از یک مشکل و پیشنهادات اولیه را به دقت ثبت نمایید .
   3. مشکل را با عبارات شفاف و مشخص مطرح کنید . به گونه ای که با گذر زمان نتوان مفهوم آن عبارات را تغییر داد .
   4. تمام اعضای یک تیم در تهیه مستندات مشارکت داشته باشند.
   5. از علائم ، نمودارها و چارت های سازمانی برای تعریف بهتر یک مشکل استفاده کنید . البتّه بایستی از قبل برای این موضوع یک استاندارد تعریف کنید .
4. تعیین راهکارهای حل مشکل : مشخص کردن راهکارهای ممکن برای حل یک مشکل از کارهای ضروری تصمیم سازان می باشد . در راه حل یابی نباید عجله کرد بلکه بایستی تمامی راه حل های موجود را در نظر گرفت . ابتکار و خلاقیت در فرآیندهای تصمیم سازی می تواند ایده های جدید و منحصربفردی را بوجود آورد که زمینه ساز فرصت های جدیدی برای یک سازمان خواهند بود .
5. ارزیابی راهکارها و انتخاب بهترین راهکار : ممکن است برای یک چالش چندین راهکار وجود داشته باشد . در تصمیم گیری ، بسیار مهم است که راهکارهای مختلف مورد ارزیابی قرار گیرند و مناسب ترین شیوه انتخاب شود . توجه به منابع موجود و توانایی های اعضای یک سازمان در انتخاب راهکار نهایی بسیار مهم است . ممکن است بسیاری از راهکارها به ظاهر مناسب باشند امّا در عمل پیاده سازی آنها غیرممکن باشد .
6. اجرای تصمیم : بعد از انتخاب بهترین راهکار ، بایستی ساختارهای سازمانی برای اجرای یک تصمیم تعیین شوند . در این مرحله بایستی وظایف هرکسی به درستی تعیین شود تا تداخل در اجرای مسئولیت ها پیش نیاید .
7. کنترل و نظارت بر اجرای تصمیم : کنترل اجرای تصمیمات مستلزم جمع آوری اطلاعات ، جهت بررسی چگونگی عملکرد تصمیم می باشد . بازخورد (feedback) گرفتن از واحدهای مختلفی که با آن تصمیم مرتبط بوده اند از اهمیت زیادی برخوردار است . برای نظارت و کنترل درست بایستی مجموعه ای از معیارها (شاخص ها) و استانداردهای معینی را از قبل مشخص نمود . همچنین ضرورت دارد تا مکانیزمی برای جمع آوری داده ها در نظر گرفته شود . سپس با آنالیز (تجزیه و تحلیل) داده ها بر نحوه اجرای درست یک تصمیم می توان نظارت نمود .

نویسنده : مسعود معاونی