سلسله مراتب برنامه‌ها و انواع آن‌ها

برنامه عبارت است از تعیین اهداف کوتاه مدت و راه رسیدن به آن‎ها. به بیان دیگر، برنامه عبارت است از تعهدی برای انجام یک سری عملیات به منظور تحقق اهداف. سلسله مراتب برنامه‎ها کمک می‎کند تا بهترین برنامه‎ها برای برنامه‎ریزی انتخاب شوند. برنامه‎ها را به دو دسته کلی می‎توان تقسیم کرد:

۱- برنامه‌ریزی استراتژیک

این برنامه‎ها برای کسب اهداف جامع سازمان طراحی می‎شوند و از طریق آن‎ها، ماموریت سازمان که تنها دلیل حیات آن است به اجرا در می‎آید.

۲- برنامه‌های عملیاتی(اجرایی-تاکتیکی)

برنامه‎هایی هستند که جزئیات چگونگی اجرای برنامه‎های استراتژیک را ارائه می‎کنند. به عبارت دیگر، برنامه‎های اجرایی از تصمیمات کوتاه‎مدت تشکیل می‎شوند که برای استفاده از منابع موجود با توجه به تحولات محیط اتخاذ می‎گردند. برنامه‎های عملیاتی خود به دو دسته زیر تقسیم می‎شوند:

۱- برنامه‌های یکبار مصرف

اینگونه برنامه‎ها برای کسب اهداف خاص طرح‎ریزی می‎شوند و پس از به اجرا درآمدن از بین می‎روند.

۲- برنامه‎‌های همیشگی

این برنامه‎ها روش‎های استانداردی برای اداره‎ی وضعیت جاری و وضعیت‎های قابل پیش‎بینی می‎باشند.

انواع برنامه در سلسله مراتب برنامه‌ها

برنامه برای کارهای آینده بوجود می‎آید. بنابراین ما با انواع مختلفی از برنامه‎ها مواجه‌ایم. برنامه‌ها عبارتند از:

1. ماموریت یا اهداف دوربرد
2. اهداف کوتاه مدت
3. راهبرد(استراتژی)
4. خط ‎مشی(سیاست)
5. رویه و مقررات
6. برنامه‌های اجرایی(عملیاتی): عمده، جزئی و پشتیبانی
7. بودجه(برحسب واحد پول یا کار)

آشنایی با اهداف برنامه ریزی

عدم آگاهی مدیران از تنوع برنامه‎ها، اغلب مشکلاتی را در برنامه‎ریزی ایجاد می‎کند. درک این‎که ساختن یک کارخانه و تجهیز آن به برنامه نیاز دارد آسان است ولی تشخیص این که تعیین استراتژی نیز خود یک برنامه است، دشوار بنظر می‎رسد. حالا به معرفی هرکدام از انواع برنامه‎ها می‎پردازیم:

۱- اهداف دوربرد یا ماموریت‌ها

همه فعالیت‎ها و رفتارهای انسانی هدف دارند. بنابراین فعالیت‎های گروهی نیز نمی‎تواند بدون هدف باشد. اهداف دوربرد یا ماموریتهای یک سازمان نیازمند ویژگی‎های خاصی هستند:

• شرح ماموریت‎ها باید مفهوم و روشن باشد. به بیان دیگر هدف ماموریت برای مدیران و کارکنان صریح و روشن باشد.
• ماموریت‎ها باید تعهد، ایثار و علاقه کارکنان را تحریک نماید.
• امکان ترکیب کارهای مختلف در ی ماموریت باید وجود داشته باشد.
• در تنظیم ماموریت‎ها باید از خلاقیت و نوآوری استفاده کرد.
• ماموریت‎ها بایستی تامین‎کننده اهداف کوتاه‎مدت و بلندمدت یک سازمان باشند.
• یک ماموریت نبایستی با ساختار سازمانی در تضاد باشد.

۲- اهداف کوتاه مدت

هر سازمانی به یک دستورالعمل واضح از هدف‎های کوتاه مدت خود نیاز دارد تا بتواند آن را زیر بنای همه‎ی برنامه‎ریزی‎های خود قرار دهد و میزان کارآیی تصمیم‎های اتخاذ شده رابراساس آن اندازه‎گیری کند. تهیه برنامه بدون رعایت اهداف سازمان موجب پراکنده‎کاری می‎شود.

هدف عبارت است از بیان نتایج مورد انتظار(شامل کار مشخص و قابل اندازه‎گیری) در محدوده زمانی خاص و با هزینه‎ای معین.

عوامل مهم در تعیین اهداف

منظور از هدف‎گذاری، تفکیک ماموریت‎ها یا اهداف دوربرد به اهداف کمّی و کیفی کوتاه مدت است که برای یک واحد و سرانجام یک فرد شاغل قابل اجرا باشد. تعیین هدف‎های کمی و کیفی، یعنی تعیین برنامه‎ای که براساس نتایجی باید حصول یابند. در هدف‎گذاری عملی باید به محاسن زیر توجه داشت:

• سادگی و دقت
• اجتناب از خرده‎کاری و پراکنده‎کاری
• تضمین حصول اهداف
• تعیین شاخص‎هایی برای اندازه‎گیری هدف
• تعیین چگونگی انجام کار
• محدوده زمانی که کار باید انجام شود
• محاسبه هزینه‎های مالی و منابع انسانی

۳- استراتژی

استراتژی عبارت است از یک برنامه جامع، واحد و کامل که بر مبنای آن نیل به اهداف اساسی سازمان تضمین می‎شود. بنابراین تعریف، استراتژی نوعی برنامه است که مقصود یا منظور اصلی سازمان را برحسب خدمتی که به جامعه عرضه خواهد کرد معین می‎نماید. استراتژی، الگویی برای پاسخ سازمان به محیط اطرافش در طول زمان است.

استراتژی، راهکارهایی را برای افراد و دیگر منابع هر سازمانی برای مواجه شدن با چالش‎ها و مخاطرات ارائه می‎نماید. استراتژی برای هر سازمانی با توجه به اهداف چندگانه‎اش، مسیر واحدی معین کرده و به کارگیری منابع را در جهت کسب اهداف جامع هدایت می‎کند.

تصورات نادرست درباره استراتژی

۴- تعیین خط مشی‎ها و سیاست‎ها

کلمه خط‎مشی معمولا برای تعیین بهترین انتخاب در زندگی شخصی یا سازمانی به کار می‎رود. بنابراین براساس موضوع مورد نظر با انواع خط مشی‎ها مواجه‎ایم:

• خط مشی دولتی
• خط مشی تجاری
• خط مشی شخصی

خط مشی، راهنما و حدودی است که تصمیم‎های آتی باید در محدوده آن اتخاذ و معین شود.

سیایت یا خط مشی، یک برنامه عمومی عملی است. به بیان دیگر، نحوه اجرای اهداف به وسیله خط مشی تعیین می‎شود و حوزه‎ی رفتاری مسئولان اجرایی سازمان را تعیین می‎کند و در عین حال وسیله‎ای موثر برای کنترل عملیات است.

ویژگی‎های یک خط مشی

خط مشی باید دارای ویژگی‎های زیر می‎باشد:

• طراحت و وضوح
• قابلیت اجرایی
• قابلیت انعطاف
• جامعیت
• هماهنگی
• استدلال پذیر بودن
• قابل تفکیک بودن از قوانین
• مدون و مکتوب بودن

موقعیت تصمیم‎گیری چیست؟

۵- انواع سیاست‎ها، رویه ها و روش‎ها و قوانین

سیاست‎ها به سه دسته کلی تقسیم می‎شوند:

1. سیاست‎های اساسی
2. سیاست‎های کلی
3. سیاست‎های واحدی

سیاست‎های اساسی، مبنای سیاست‎های کلی‎اند و سیاست‎های کلی به نوبه‎ی خود مبنای سیاست‎های واحدی می‎باشند. رویه‎ها، محدودتر از سیاست‎ها می‎باشند و جریان عملیات را در مدیریت مشخص می‎سازند. رویه‎ها، یک برنامه زمان‎بندی شده برای انجام فعالیت‎های آتی هستند.

رویه، راهنمای واقعی عمل است تا تفکر

روش‎ها، نحوه اجرای جدول زمان‎بندی رویه را تعیین می‎کنند. در واقع یک اقدام را می‎توانیم رویه بدنیم و توالی رویه‎ها را روش می‎نامیم. قانون رویه‎های ثابت و مدونی شده در هر سازمانی هستند. یک خط مشی، به مدیر حق انتخاب می‎دهد و قانون به مدیر حق قضاوت براساس مستندات را می‎دهد.

۶- بودجه

بودجه یکی از ابزارهای مهم کنترل است و معمولا آن را برنامه‎ریزی عددی می‎گویند زیرا ماهیتی کمّی دارد. بودجه برنامه‎ای است که در قالب آمار و ارقام بوجود می‎آید و به راحتی می‎تواند نشان‎دهنده میزان تعهدات یک شرکت یا سازمان باشد.

طول عمر یک برنامه

یکی از مهمترین سئوالاتی که ذهن مدیران را درگیر خود می‎کند، طول عمر یک برنامه است. یک برنامه می‎تواند کوتاه‎مدت یا بلندمدت باشد. در بعضی از موارد ممکن است یک برنامه هفتگی طراحی شود، گاهی ممکن است برنامه‎های سالیانه یا چندین ساله طراحی شود.