بررسی فرآیند سازماندهی رسمی

نظریه کلاسیک مدیریت معتقد است که قصور در تعیین و تعریف دقیق روابط سازمانی منجر به کارآیی پایین، تضاد و سردرگمی در یک سازمان می‌شود. به همین دلیل فرآیند سازماندهی رسمی در هر سازمانی ضروری می‌باشد.

هر چه فعالیت‌های افراد و وظایف گروه‌های کاری از قبل تعیین شده باشد سازمان بهتر می‌تواند وظایف خود را انجام دهد. در نظریه کلاسیک ۴ گام اساسی برای طراحی فرآیند سازماندهی رسمی مورد استفاده قرار می‌گیرد که در ادامه به اختصار به معرفی آن‌ها می‌پردازیم.

سازمان رسمی و غیر رسمی چیست؟

مراحل فرآیند سازماندهی رسمی

در نظریه کلاسیک مدیریت، شکل‌گیری ساختار سازمانی از بالا به پایین می‌باشد. به همین دلیل وظایف موجود در سازمان هم چنین ساختاری دارد. مراحل فرآیند سازماندهی رسمی به شرح زیر می‌باشد:

۱- تقسیم کامل سازمان به چند جزء(تقسیم‌بندی افقی)

• تقسیم‌بندی کار و فعالیت بر مبنای وظیفه
• طراحی اداره
• ایجاد واحدهای پشتیبانی

۲- برقراری روابط از نظر اختیارات(تقسیم‌بندی عمومی)

• سلسله مراتب
• حیطه نظارت
• وحدت فرماندهی
• روابط رئیس ومرئوس
• تعیین نوع و حدود اختیارات
• روابط صف و ستاد
• تمرکز و عدم تمرکز

۳- به هم مرتبط ساختن سلسله مراتب(ترکیب افقی)

• راهنمای سازمانی
• تخصص وظیفه‌ایی
• رویه‌ها
• کمیته‌ها
• گروه‌های کاری با ساختار موقتی

۴- تعیین جایگاه برای کارکنان(شرح شغل)

• تقسیم کار
• شرح احراز پست
• کاربرد عملیات و مختصات شغل
• قوانین ومقررات

آشنایی با نظریه سازماندهی در مدیریت

تقسیم‌بندی افقی و عمودی در فرآیندهای سازماندهی رسمی

در سازماندهی، تقسیم‌بندی بر مبنای تفاوت‌های میان ماهیت و شکل ساخت رسمی انجام می‌شود. هرچه بر وسعت سازمان افزوده شود مشاغل تخصصی‌تر شده و واحدهای فرعی بیشتری ایجاد می‌گردد. به طوری‌که سازمان دارای اجزاء کوچکتری می‌شود و تقسیمات بیشتری می‌یابد.

در تقسیم‌بندی افقی سعی می‌شود با تقسیم‌بندی بر مبنای وظیفه، تقسیم‌بندی های فرعی وظایف سازمانی را نمایش دهد. در تقسیم‌بندی عمودی سطوح مختلف سازمانی با استفاده از سلسله مراتب سازمانی نمایش داده می‌شود. تعیین سلسله مراتب نشان‌دهنده خط فرماندهی در یک سازمان می‌باشد.

تقسیم‌بندی وظیفه‌ایی

تقسیم کل کار و فعالیت سازمان، به وظایف جداگانه را تقسیم‌بندی بر مبنای وظیفه می‌گویند. اگر سازمانی تصمیم به تولید و فروش محصولی بگیرد، وظایفی از قبیل تولید، بازاریابی، تامین منابع مالی و.. ایجاد می‌شود. هنگامی که این وظایف بین کارکنان تقسیم شود تقسیم کار صورت پذیرفته است.

هدف اساسی هر سازمانی، تعیین‌کننده وظایف آن سازمان است و در زمان ایجاد ساختار سازمانی، سازماندهی بر مبنای وظیفه اهمیت ویژه‌ای می‌یابد. تقسیم‌بندی وظیفه‌ای باعث می‌شود تا مدیران از توانایی و کارآیی واحدهای مختلف سازمانی برای پیشبرد فرآیند سازمان رسمی اطمینان حاصل کنند.