بررسی فرآیند برنامه ریزی و دلایل پویایی آن

فرآیند برنامه ریزی در راس هرم وظایف مدیران قرار می گیرد. برنامه ریزی را می توان تعیین اهداف، یافتن و ساختن راه وصول به آن دانست. با کمک برنامه ریزی می توان به نتایج مطلوب دست یافت. برنامه ریزی باعث می شود تا بتوان بر روی مقاصد و اهداف اصلی تمرکز کرد.

همچنین فرآیند برنامه ریزی به مدیران کمک می کند تا از انحراف مسیر جلوگیری بعمل آید. برنامه ریزی ابزاری برای کنترل دقیق فعالیت واحدهای مختلف در یک سازمان می باشد. در شکل زیر وظایف یک مدیر و توالی آنها را مشاهده می کنید.

بخش اعظم کار هر مدیر برنامه ریزی می باشد. هرچند که وظایف یک مدیر قابلیت تفکیک پذیری ندارند امّا برنامه ریزی و کنترل را می توان مهمترین وظیفه یک مدیر دانست. کنترل به اعنوان ابزاری برای بررسی انجام فعالیت ها در مسیر برنامه ریزی شده و تصحیح انحرافات می باشد.

نقش فرآیند برنامه ریزی در ساختارهای سازمانی :

برنامه ریزی مسیر دستیابی به اهداف را نشان می دهد. با کمک برنامه ریزی می توان ساختارهای سازمانی را تعیین کرد. با کمک این ساختار سازمانی می توان روند هدایت و سرپرستی را در یک سازمان تعیین کرد. بنابراین دور از انتظار نیست اگر:

فرآیند برنامه ریزی را شالوده مدیریت بدانیم

پویایی فرآیند برنامه ریزی :

فرآیند برنامه ریزی بایستی پویا و تغییر پذیر باشد. در برنامه ریزی ، گاهی نیاز می شود که در برنامه ها تجدید نظر صورت پذیرد. بنابراین یک مدیر بایستی توانایی بسیاری در کنترل وضعیت سازمانی خود داشته باشد. مدیر باید در زمان های بحرانی، برنامه های خاص را اجرا کند.

پست توصیه شده برای مطالعه : برنامه ریزی چیست ؟

انواع برنامه ریزی :

۱- برنامه ریزی استراتژیک :

برنامه ریزی استراتژیک را می توان به نوعی دوراندیشی سازمانی دانست. در برنامه ریزی استراتژیک معمولا هدف های درازمدت مدنظر قرار می گیرند. همچنین در این فرآیند برنامه ریزی علاوه بر کمیّت اهداف ، بر کیفیت اهداف نیز تاکید می شود.

برنامه ریزی استراتژیک به دنبال تعیین خط مشی و سیاست های کلی است. بنابراین این نوع برنامه ریزی معمولا در حوزه اختیارات مدیران ارشد سازمانی قرار می گیرد. در این نوع از برنامه ریزی بلندمدت به دنبال تحقق اهداف زیر می باشیم :

1. فائق آمدن بر رخدادهای احتمالی که در آینده بوقوع خواهند پیوست
2. شناسایی فرصت های طلایی و جلوگیری از خطاهای مدیریتی
3. کمک به تصمیم گیری مناسب و بموقع
4. تمرکز بر اعتلای سازمانی برای رشد حداکثری در آینده

یک پست جالب در سایت متمم : چگونه برنامه ریزی کنیم تا آن را دوست داشته باشیم؟

۲- برنامه ریزی اجرایی (عملیاتی) :

در این نوع از برنامه ریزی به دنبال مدیریت عملیاتی می باشیم. در واقع این نوع برنامه ریزی نسبت به برنامه ریزی استراتژیک کوتاه مدت تر می باشد. این نوع برنامه ریزی دارای اهداف زیر می باشد:

• تعیین برنامه های کوتاه مدت
• تعیین بودجه و زمان بندی های عملیاتی
• تعیین شاخص های عملکردی کسب و کار
• شناسایی موقعیت فعلی و نحوه اجرای فعالیت ها
• تهیین کمیت و کیفیت فعالیت ها و هزینه های اجرایی
• بازبینی مستمر اهداف و تعیین موارد انحراف
• کمک به طراحی برنامه های استراتژیک آینده
• شناسایی بازار و رقبا

۳- برنامه ریزی تخصصی :

در این نوع برنامه ریزی به دنبال اجرای فرآیندهای مشخص برای تامین نیازهای قابل پیش بینی در یک سازمان می باشیم. این نوع برنامه ریزی شامل موارد زیر می باشد:

1. برنامه ریزی و کنترل تولید
2. برنامه ریزی منابع انسانی
3. برنامه ریزی مالی

بزودی در پست های آینده به بررسی دیدگاه های متداول در برنامه ریزی خواهیم پرداخت.