اهمیت ارتباطات سازمانی در مدیریت

برقراری ارتباطات بین اجزاء مختلف یک سازمان، از وظایف اصلی یک مدیر می‌باشد. امروزه اهمیت ارتباطات سازمانی بر کمتر کسی پوشیده است. ارتباط موثر یک مدیر با کارکنان و درک انگیزه‌های آنان، باعث توفیق مدیران در انجام وظایف رهبری می‌گردد.

تعریف ارتباطات سازمانی

ارتباطات سازمانی فرآیندی است که مدیران بوسیله آن سیستمی را برای گرفتن اطلاعات و تبادل معانی به افراد و ارگان‌های داخلی و خارجی سازمان ایجاد می‌کنند.

اهمیت ارتباطات موثر برای مدیران

ارتباطات از دوجهت برای مدیران اهمیت دارد:

1. ارتباط فرآیندی است که وظایف برنامه‌ریزی، سازماندهی، هدایت، رهبری و کنترل با کمک آن انجام می‌شود.
2. ارتباط، فعالیتی است که مدیران جهت هماهنگ کردن ومتناسب نمودن زمان خود از آن بهره می‌گیرند.

ارتباطات سازمانی و مدیران آینده‌نگر

بیشتر زمان یک مدیر به ارتباط رو در رو یا تلفنی با زیردستان، همکارن یا مشتریان می‌گذرد. هنگامی که یک مدیر با دیگران مذاکره نمی‌کند، ممکن است به نوشتن، یادداشت‌کردن، نامه نگاری یا تهیه گزارشات و خواندن مکتوباتی که برای او ارسال گردیده، مشغول شود.

حتی در فواصل انکی که مدیران تنها هستند بواسطه ارتباطات مختلف، رشته افکارشان پاره می‌شود. به عنوان مثال در مطالعه‌ای درباره چگونگی ارتباط مدیران عالی و میانی، معلوم شد که آنان هر دو روز یکبار فقط نیم ساعت یا کمی بیشتر می‌توانند بدون وقفه به کارهای مدیریتی خود بپردازند.

با توجه به مثال فوق می‌توان نتیجه گرفت، که ریشه بسیاری از مشکلات فردی، سازمانی یا اجتماعی را می‌توان در کمبود ارتباطات موثر دانست.

تحول سازمانی چیست و چرا باید آن را در سازمکان خود مدنظر قرار دهیم؟

عناصر مهم در ارتباطات

ارتباطات را می‌توان تبادل اطلاعات و انتقال معنی دانست. عناصر ارتباطات شامل سه جزء اصلی می‌باشد:

1. فرستنده
2. پیام
3. گیرنده

فقدان هر کدام از اجزای فوق باعث نقصان در ارتباطات می‌شود. در یک سازمان، ارتباطات دارای فرآیندی پیچیده‌تر از سیستم ارتباطی فوق می‌باشد. عناصر ارتباطات سازمانی را می‌توان به شرح ذیل عنوان کرد:

1. فرستنده(منبع): شخصی که آغاز کننده یک ارتباط است و قصد ارسال یا دریافت اطلاعاتی را دارد.
2. گیرنده(مقصد): شخصی که پیامی را دریافت کرده و استنباطی از آن می‌کند.
3. مفهوم ذهنی پیام: فکر و اندیشه‌ای که باید به گیرنده منتقل شود.
4. مفهوم عینی پیام: هر پیامی به یک تعداد از علائم تبدیل می‌شود و به صورت خبر، نکته یا موضوعی به گیرنده انتقال می‌یابد.
5. کانال ارسال پیام: وسیله و طریقه ارسال یک پیام به مخاطبین را کانال گویند. کانال ارسال پیام می‌تواند بر روی کارآیی و اثربخشی ارتباط تاثیر بگذارد.
6. دریافت پیام: پیام، توسط گیرنده یا گیرندگان دریافت می‌شود.
7. تبدیل پیام به مفهوم ذهنی: فرآیندی است که گیرنده پیام دریافتی را تفسیر می‌کند.
8. درک پیام: گیرنده پس از ایجاد مفهوم ذهنی برای خود، پیام را درک می‌کند.
9. پارازیت: عواملی که باعث نامفهوم شدن یا ایجاد اختلال در پیامی می‌شوند.
10. بازخورد: ابراز نظر و واکنش‌های گیرنده درباره پیام وانتقال آن به فرستنده را بازخورد گویند. بازخورد درجه اثربخشی و کارایی یک ارتباط را نشان می‌دهد.