آشنایی با مفهوم هماهنگی و اهمیت آن

هماهنگی(coordination) در هرکاری لازمه پیشرفت کارها می‌باشد. هماهنگی را می‌توان مجموعه‌ای از مکانیزم‌های ساختاری و انسانی دانست که به دنبال مرتبط کردن اجزا هر سازمان با یکدیگر می‌باشد.

هماهنگی رسیدن به اهداف طراحی‌شده برای یک کسب و کار را تسهیل می‌کند. هرچه تقسیم کار در سازمانی بیشتر باشد نیاز بیشتری به هماهنگی وجود دارد. همچنین هر چه وابستگی واحدهای فرعی به یکدیگر بیشتر شود، هماهنگ کردن بخش‌ها کار پیچیده‌تری خواهد شد.

شیوه‌های هماهنگ کردن واحدهای یک سازمان

• هماهنگی مجموعه‌ای: واحدهای فرعی برای پیشبرد اهداف سازمان باید با واحدهای اصلی هماهنگ باشند.
• هماهنگی ترتیبی: هر واحدی به واحد قبلی وابسته است و تا واحد قبلی دستوری ندهد واحد بعدی فعالیتی را آغاز نمی‌کند.
• هماهنگی مرحله‌ای: در این نوع از هماهنگی، داده نقش کلیدی دارد. داده هر مرحله ورودی مرحله بعدی خواهد بود.

ماهیت هماهنگی

در یک سازمان یا شرکت فرآیند هماهنگی می‌تواند شامل ۴ ماهیّت زیر باشد:

1. بازدارندگی: هماهنگی برای جلوگیری از مشکلات و چالش‌های اساسی
2. اصلاحی: هماهنگی در اصلاح وضعیت غیرعادی سیستم و رفع نقایص آن
3. تنظیمی: هماهنگی برای حفظ وضعیت موجود
4. بهبودی: هماهنگی در بهبود عملیات سیستم یا حل مشکلات خرده سیستم‌ها

استراتژی‌های مورد استفاده برای هماهنگ‌ کردن افراد

برای هماهنگ کردن افراد با یکدیگر از ۴ استراتژی زیر استفاده می‌شود، البتّه باید توجه داشت که سازمان‌ها می‌توانند از یک یا چند روش استفاده ببرند.

1. هماهنگی برنامه‌ریزی شده: از آن جا که نمی‌توان هماهنگی لازم برای تمامی فعالیت‌ها را پیش‌بینی کرد، بسیاری از هماهنگی‌ها بدون برنامه‌ریزی صورت می‌پذیرد. برای این که این نوع از هماهنگی به درستی انجام شود هر کارمندی باید بداند که:
   1. اهداف واحد او چیست؟
   2. نیازمندی‌ها یا اهداف سازمان خود را بشناسد.
   3. سعی کند تا علاوه بر واحد خود به عملکرد واحدهای دیگر نیز توجه داشته باشد.
2. هماهنگی برنامه‌ریزی شده: در سازمان‌های بزرگ مدیران برای هماهنگی بین واحدهای مختلف، فرآیندهایی رسمی تعریف می‌کنند. استانداردهای رسمی و مقررات در واقع نوعی از هماهنگی برنامه‌ریزی شده محسوب می‌شوند.
3. هماهنگی فردی: در بسیاری از مواقع نیاز است تا علاوه بر واحد سازمانی بین افراد نیز هماهنگی‌هایی صورت پذیرد. هماهنگی فردی می‌تواند بر روی سرعت تصمیم‌گیری اثر مثبتی بگذارد.
4. هماهنگی گروهی: معمولا خروجی جلسات گروهی نوعی هماهنگی محسوب می‌شود. هر چند این نوع از هماهنگی معمولا شکننده است امّا می‌تواند نشان‌دهنده چارچوب کلی یک سازمان درباره مسائل مختلف باشد.

هماهنگی سازمانی باعث بهبود شاخص‌های مشارکت می‌شود، مشارکت کارکنان در موضوعات مختلف و تاثیر‌گذاری بر روی رشد سازمانی موجب می‌شود تا رضایت شغلی و تسلی‌خاطر در آنان بوجود آید. همچنین هماهنگ‌شدن واحدها با یکدیگر در واقع یک نوع کنترل درونی را بر روی اجزا مختلف سازمان فراهم می‌آورد.