چگونه یک مدیر خوب باشیم؟

یک سئوال که همواره در علم مدیریت مطرح بوده است، این است که چگونه می‌توان یک مدیر خوب بود و یک مدیر با انجام چه وظایفی می‌تواندبه یک مدیر مثبت و سازنده تبدیل شود.

مدیر خوب
مدیر خوب

همانطور که می‌دانیم مهمترین وظیفه یک مدیر هدایت تیم‌های کاری برای دستیابی به نتایج مطلوب می‌باشد. اگر این هدایت به درستی صورت پذیرد و رضایت اعضای تیم نیز تامین شود می‌توان مدیر را موفق و توانمند توصیف کرد.

آشنایی با وظایف عمومی یک مدیر

۵ وظیفه اصلی یک مدیر خوب

برای یک مدیر خوب می‌توان وظایف مختلفی را تعریف کرد. مهمترین این وظایف عبارتند از:

۱- هدایت و رهبری

یک مدیر بایستی توانایی انگیزه دادن و ایجاد نگرش مثبت را بین اعضای تیم خود داشته باشد. یک تشکر ساده یا حتی تذکر دوستانه می‌تواند به اعضای تیم این بازخورد را بدهد که مدیر فعالیت‌های آن‌ها را مدنظر دارد و آن‌ها و عملکردشان برای مدیر مهم هستند. مدیران می‌توانند با استفاده از مشوق‌های مختلف به هدایت هدفمند کارکنان خود بپردازند.

۲- تیم‌سازی

تیم سازی
تیم سازی

یک مدیر موفق باید بتواند یک تیم همگون و منسجم را برای خود ایجاد کند. گزینش اعضای یک تیم کاری بسیار پیچیده‌ایی می‌باشد که یک مدیر خوب با دقت و صرف زمان زیاد آن را انجام خواهد داد. تعیین جایگاه درست برای اعضای تیم نیز از دیگر موضوعاتی است که می‌تواند یک تیم را به سمت موفقیت سوق دهد. مدیران بایستی همواره اشتیاق و انگیزه اعضای تیم‌های خود را در بالاترین درجه نگهدارند.

۳- نتیجه‌گرایی

یک مدیر کاربلد می‌داند که نتیجه گرفتن در امور مختلف می‌تواند جایگاه او وتیمش را ارتقاء دهد. تعیین اهداف درست و متناسب با استراتژی سازمان می‌تواند در نتیجه گرفتن تیم نقش داشته باشند. یک مدیر خوب، اهدافی متناسب با تیم کاری و توانایی‌های آن‌ها تعریف می‌کند و امکان آموزش برای اعضای تیم به جهت کسب مهارت در زمینه‌های مختلف را فراهم می‌آورد.

۴- ارتباطات و شبکه‌سازی

شبکه سازی
شبکه سازی

مدیری می‌تواند خوب و موفق باشد که بتواند ارتباطات قوی با سایر اعضا برقرار کند. هر چه شبکه ارتباطی بین اعضای یک تیم قوی‌تر باشد کار مدیریت تیم آسان‌تر می‌شود. ارتباطات موجود بین اعضای یک تیم باعث ایجاد حس اعتماد بیشتر بین آن‌ها می‌شود.

یک مدیر موفق باید بداند که ایجاد رابطه سالم و قوی با کارکنان می‌تواند باعث انتقال سریع‌تر پیام‌ها به او شود. بسیاری از پیام‌هایی که توسط کارکنان به مدیران منتقل می‌شوند حاوی نکات ارزشمندی در مدیریت کلان می‌باشند.

۵- پویایی و پیگیر بودن

تمامی وظایفی که برای یک مدیر خوب تعریف شد بر روی یکدیگر تاثیر دارند. یک مدیر بایستی پویا و فعال باشد و بصورت خستگی ناپذیر امور مختلف را کنترل و پیگیری نماید. نامیدی برای یک مدیر هرگز معنا نمی‌یابد. یک مدیربایستی بتواند با چالش‌های مختلف مقابله کند و همواره آماده تصمیم‌گیری‌های جدّی باشد. روحیه قویی که یک مدیر از خود بروز می‌دهد او را تبدیل به یک مدیر خوب خواهد کرد.

در مجموع یک مدیر خوب

مدیر خوب
مدیر خوب
  • انتقادپذیر است و سعی می‌کند شیوه‌های نادرست را اصلاح کند.
  • دارای ارتباطات قوی است که از این ارتباطات برای ایجاد تعامل و اعتماد متقابل بهره می‌برد.
  • دستیابی به نتایج برای او اهمیت ویژه‌ای دارد.
  • نقش مکمل را درون تیم دارد و سعی می‌کند ناتوانایی‌های افراد را پوشش دهد.
  • برای کارکنان خود ارزش بالایی قائل است.
  • هرگز به خود مغرور نمی‌شود.
منتشرشده در اصول مدیریت, مدیریت منابع انسانی | دیدگاه‌تان را بنویسید:

نقش اطلاعات در تصمیم‌گیری

برای تغییر در شرایط و رسیدن به موقعیت بهتر بایستی از یک نقطه شروع کرد. برای شروع بایستی به یک دانش پایه‌ای درباره آن موضوع رسید. این دانش با تمرکز برروی داده‌های خام بدست می‌آید. در هر فرآیندی بایستی به نقش اطلاعات در تصمیم‌گیری توجه ویژه‌ای داشت.

به کارگیری اطلاعات در تصمیم‌گیری

یکی از موضوعات مهمی که در تصمیم‌گیری بایستی مدنظر قرار گیرد جمع‌آوری اطلاعات می‌باشد. جمع‌آوری اطلاعات یک فرآیند منظم و همیشگی است. تیم‌ها بایستی بعد از جمع‌آوری اطلاعات آنها را آنالیز کرده و از آن اطلاعات برای پیشبرد اهداف خود استفاده کنند. همچنین تیم‌ها می‌توانند اطلاعات استخراج شده را با تیم‌های دیگر کاری به اشتراک بگذارند.

گام های مورد نیاز برای تصمیم گیری درست
گام های مورد نیاز برای تصمیم گیری درست

در تیم‌های کاری بایستی ضوابط مشخص و ساده‌ای را برای اشتراک‌گذاری اطلاعات بین تیم‌ها تدوین کرد. دسترسی به اطلاعات در تیم‌ها باعث می‌شود تا آن‌ها بتوانند بهترین تصمیمات را در بهترین زمان‌ها بگیرند.

همانطور که تجارت تغییرمی‌کند، فرآیندهای کاری، روابط بین افراد، مسئولیت‌ها و جریان‌های اطلاعاتی نیز باید تغییر کنند تا بتوان امکان توسعه را فراهم آورد. اشتراک‌گذاری اطلاعات شاه کلید حل مشکلات درون تیمی و بین تیمی در یک سازمان می‌باشد. در یک تیم بایستی یک ارزیابی از اشتراک‌گذاری اطلاعات وجود داشته باشد. این ارزیابی اطلاعات در تصمیم‌گیری می‌تواند نقش سازنده‌ای را ایفا کند.

معرفی تئوری های تصمیم گیری

اطلاعات عاملی برای افزایش انگیزه در افراد

اعتماد عامل اصلی موفقیت در کار تیمی
اعتماد عامل اصلی موفقیت در کار تیمی

وقتی ما به اعضای یک تیم اطلاعات بیشتری را می‌دهیم آن‌ها احساس مسئولیت بیشتری می‌کنند و سعی می‌کنند کار خود را با دقت و انگیزه بیشتری انجام دهند. اطلاعات به عنوان نشانه‌ای از قدرت در نظر گرفته می‌شود و کسانی که اطلاعات بیشتری دارند خود را قدرتمندتر می‌دانند و به همین دلیل سعی می‌کنند عملکرد بهتری داشته باشند.

اطلاعات قابل اشتراک گذاری در بین اعضای یک تیم

  • نرخ تولید، آمار و ارقام مربوط به کیفیت
  • ارائه بازخوردهای مشتری
  • بیان مشکلات فعلی سازمان
  • ارائه وضعیت رقبا و بازار
  • گزارش وضعیت مالی سازمان

اطلاعات عامل اصلی ایجاد اعتماد

اشتراک‌گذاری اطلاعات باعث ایجاد اعتماد اعضای یک تیم به یکدیگر می‌شود. همزمان با دریافت اطلاعات توسط گیرنده، یک سیگنال قوی نیز توسط او دریافت می‌شود. این سیگنال چیزی نیست جزء اعتبار و اعتمادی که به او داده شده است. این موضوع باعث می‌شود گیرنده اطلاعات احساس ارزش نماید و این احساس باعث تلاش بیشتری در وی خواهد شد.

تیم های موفق سعی در اشتراک‌گذاری اطلاعات در جوی از اعتماد و احترام را دارند چرا که:

اشتراک اطلاعات، اعتماد را بالا می‌برد و روابط سازنده بین اعضای یک تیم را ارتقا می‌بخشد.

تیم‌های کاری چابک این نگرش سنتی را که باید اطلاعات را به صورت محرمانه و مخفی نگهداشت دگرگون ساخته‌اند. هر چند محرمانگی اطلاعات یک اصل مهم است که بایستی در همه سازمان‌ها رعایت شود، امّا در بسیاری از مواقع می‌توان با آزادسازی اطلاعات بین اعضای یک تیم به تصمیم‌گیری سریع و موثر کمک نمود.

نقش انگیزه در موفقیت فردی و تیمی

و در پایان…

در فرهنگ کار سنتی، نقش افراد تنها انجام وظیفه است. اما در کسب و کارهای چابک، نقش افراد برعهده گرفتن پیامد است. افراد در یک تیم سعی می‌کنند بهترین اعمال را برای ایجاد یک پیامد مثبت انجام دهند. برای اینکه بتوان یک پیامد مثبت ایجاد نمود نیاز است تا به اطلاعات مختلف دسترسی داشت.

منتشرشده در اصول مدیریت, علم داده | دیدگاه‌تان را بنویسید:

نقش تیم‌سازی در موفقیت کسب و کارها

امروزه در کسب وکارهای نوپا اهمیت کار تیمی برهمگان عیان گردیده است. پیچیدگی فرآیندهای کاری باعث شده است تا انجام کارها به صورت تیمی نتایج بهتری را به همراه داشته باشد. رشد یک کسب و کار تا حدود زیادی به تیم‌سازی مناسب بستگی دارد. برای ایجاد یک تیم موفق ومنسجم نیاز به دانش و بینش بسیاری می‌باشد.

تیم‌سازی
تیم‌سازی

مزایای تیم‌سازی

شکست در تیم‌ها باعث می‌شود تا افراد سعی کنند امور مختلف را به صورت کلی و انفرادی انجام دهند. تیم‌سازی می‌تواند در سطح یک سازمان یا استارت‌آپ مزایای بی‌شماری را رغم بزند. این مزایا عبارتند از:

  1. به کارگیری همه نظرات و عقاید اعضا در کار
  2. استفاده مناسب از وقت و توان همه اعضا
  3. ایجاد رضایت در نیروهای کار و بهبود کارآیی نیروی انسانی
  4. استفاده از اطلاعات مشترک در بخش‌های مختلف کار
  5. بهبود سطح اعتماد بین اعضای مختلف یک تیم
  6. ایجاد آزادی عمل بیشتر برای تیم‌های کاری مختلف
  7. استفاده از مهارت‌های خود مدیریتی برای گرفتن تصمیمات سریع و عملیاتی در تیم‌های چابک

کار تیمی و رهبری تیم

ایجاد تیم سطح برتر

برای موفقیت در کار تیمی بایستی یک تیم سطح برتر ایجاد کرد. در یک تیم سطح برتر همه اعضا به دنبال بهبود عملکرد و توانایی‌های خود با کمک ابزارهای یادگیری هستند. برای ایجاد یک تیم سطح برتر بایستی سه اقدام زیر را انجام داد:

تیم سطح برتر
تیم سطح برتر
  • آغاز کردن یادگیری مهارت‌های سطح برتر
  • شتابدهی به تغییر و تحول در سیستم
  • استاد شدن در مهارت‌های کاربردی

فرمول ساخت یک تیم سطح برتر

برای رسیدن به تیم‌های سطح برتر بایستی به آن‌ها قدرت داده شود، در حالی‌که بیشتر اوقات از گروه‌های کاری سنتی، قدرت سلب می‌شود. کار تیمی سطح برتر، شراکت‌پذیری، مسئولیت و تعهد را جایگزین خودخواهی، وابستگی و کنترل می‌کند.

مزایای تیم‌های سطح برتر

  • حضور گروهی از افراد با سطح مهارت بالا و فعال در کار
  • استفاده از عقاید و انگیزه‌های تمام اعضای تیم
  • اشتراک اطلاعات جهت ایجاد اعتماد بین اعضای تیم
  • تفویض اختیار و دادن آزادی عمل برای بهبود کارآمدی
  • چابکی و استفاده از زمان و استعدادهای اعضای تیم
  • استفاده از مهارت‌های خود مدیریتی در جهت تصمیم‌سازی سریع
  • داشتن انعطاف‌پذیری بالا و امکان غلبه بر پیچیدگی‌های کاری

نقش تصمیم گیری در حل چالش‌های مدیریتی

نگاهی به تیم‌های کاری امروزی

محیط‌های تجاری امروزی به سرعت در حال تغییر و تحول هستند. به همین دلیل نیاز به تصمیم‌گیری های سریع یکی از ویژگی‌های بیزینس‌های جدید می‌باشد. ارتباطات سریع و قوی در تیم‌های امروزی باعث می‌شود تا تصمیم‌گیری های بهتری صورت پذیرد و ارزیابی درستی از این تصمیمات در کمترین زمان صورت پذیرد.

وجود رقابت زیاد در بین سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف باعث می‌شود تا کسانی بتوانند در تجارت موفق شوند که از تمام توان تیم خود بهره ببرند. برآیند دانش، تجربه و انگیزه درونی بین افراد یک تیم می‌تواند مانند یک کاتالیزور، موفقیت یک سازمان را سرعت بخشد.

منتشرشده در مدیریت منابع انسانی | دیدگاه‌تان را بنویسید:

سلسله مراتب برنامه‌ها و انواع آن‌ها

سلسله مراتب برنامه‎ها
سلسله مراتب برنامه‎ها

برنامه عبارت است از تعیین اهداف کوتاه مدت و راه رسیدن به آن‎ها. به بیان دیگر، برنامه عبارت است از تعهدی برای انجام یک سری عملیات به منظور تحقق اهداف. سلسله مراتب برنامه‎ها کمک می‎کند تا بهترین برنامه‎ها برای برنامه‎ریزی انتخاب شوند. برنامه‎ها را به دو دسته کلی می‎توان تقسیم کرد:

سلسله مراتب برنامه ریزی
سلسله مراتب برنامه ریزی

۱- برنامه‌ریزی استراتژیک

این برنامه‎ها برای کسب اهداف جامع سازمان طراحی می‎شوند و از طریق آن‎ها، ماموریت سازمان که تنها دلیل حیات آن است به اجرا در می‎آید.

۲- برنامه‌های عملیاتی(اجرایی-تاکتیکی)

برنامه‎هایی هستند که جزئیات چگونگی اجرای برنامه‎های استراتژیک را ارائه می‎کنند. به عبارت دیگر، برنامه‎های اجرایی از تصمیمات کوتاه‎مدت تشکیل می‎شوند که برای استفاده از منابع موجود با توجه به تحولات محیط اتخاذ می‎گردند. برنامه‎های عملیاتی خود به دو دسته زیر تقسیم می‎شوند:

۱- برنامه‌های یکبار مصرف

اینگونه برنامه‎ها برای کسب اهداف خاص طرح‎ریزی می‎شوند و پس از به اجرا درآمدن از بین می‎روند.

۲- برنامه‎‌های همیشگی

این برنامه‎ها روش‎های استانداردی برای اداره‎ی وضعیت جاری و وضعیت‎های قابل پیش‎بینی می‎باشند.

انواع برنامه در سلسله مراتب برنامه‌ها

انواع برنامه
انواع برنامه

برنامه برای کارهای آینده بوجود می‎آید. بنابراین ما با انواع مختلفی از برنامه‎ها مواجه‌ایم. برنامه‌ها عبارتند از:

  1. ماموریت یا اهداف دوربرد
  2. اهداف کوتاه مدت
  3. راهبرد(استراتژی)
  4. خط ‎مشی(سیاست)
  5. رویه و مقررات
  6. برنامه‌های اجرایی(عملیاتی): عمده، جزئی و پشتیبانی
  7. بودجه(برحسب واحد پول یا کار)

آشنایی با اهداف برنامه ریزی

عدم آگاهی مدیران از تنوع برنامه‎ها، اغلب مشکلاتی را در برنامه‎ریزی ایجاد می‎کند. درک این‎که ساختن یک کارخانه و تجهیز آن به برنامه نیاز دارد آسان است ولی تشخیص این که تعیین استراتژی نیز خود یک برنامه است، دشوار بنظر می‎رسد. حالا به معرفی هرکدام از انواع برنامه‎ها می‎پردازیم:

۱- اهداف دوربرد یا ماموریت‌ها

همه فعالیت‎ها و رفتارهای انسانی هدف دارند. بنابراین فعالیت‎های گروهی نیز نمی‎تواند بدون هدف باشد. اهداف دوربرد یا ماموریتهای یک سازمان نیازمند ویژگی‎های خاصی هستند:

اهداف
اهداف
  • شرح ماموریت‎ها باید مفهوم و روشن باشد. به بیان دیگر هدف ماموریت برای مدیران و کارکنان صریح و روشن باشد.
  • ماموریت‎ها باید تعهد، ایثار و علاقه کارکنان را تحریک نماید.
  • امکان ترکیب کارهای مختلف در ی ماموریت باید وجود داشته باشد.
  • در تنظیم ماموریت‎ها باید از خلاقیت و نوآوری استفاده کرد.
  • ماموریت‎ها بایستی تامین‎کننده اهداف کوتاه‎مدت و بلندمدت یک سازمان باشند.
  • یک ماموریت نبایستی با ساختار سازمانی در تضاد باشد.

۲- اهداف کوتاه مدت

هر سازمانی به یک دستورالعمل واضح از هدف‎های کوتاه مدت خود نیاز دارد تا بتواند آن را زیر بنای همه‎ی برنامه‎ریزی‎های خود قرار دهد و میزان کارآیی تصمیم‎های اتخاذ شده رابراساس آن اندازه‎گیری کند. تهیه برنامه بدون رعایت اهداف سازمان موجب پراکنده‎کاری می‎شود.

هدف عبارت است از بیان نتایج مورد انتظار(شامل کار مشخص و قابل اندازه‎گیری) در محدوده زمانی خاص و با هزینه‎ای معین.

عوامل مهم در تعیین اهداف

منظور از هدف‎گذاری، تفکیک ماموریت‎ها یا اهداف دوربرد به اهداف کمّی و کیفی کوتاه مدت است که برای یک واحد و سرانجام یک فرد شاغل قابل اجرا باشد. تعیین هدف‎های کمی و کیفی، یعنی تعیین برنامه‎ای که براساس نتایجی باید حصول یابند. در هدف‎گذاری عملی باید به محاسن زیر توجه داشت:

هدف گذاری
هدف گذاری
  • سادگی و دقت
  • اجتناب از خرده‎کاری و پراکنده‎کاری
  • تضمین حصول اهداف
  • تعیین شاخص‎هایی برای اندازه‎گیری هدف
  • تعیین چگونگی انجام کار
  • محدوده زمانی که کار باید انجام شود
  • محاسبه هزینه‎های مالی و منابع انسانی

۳- استراتژی

استراتژی
استراتژی

استراتژی عبارت است از یک برنامه جامع، واحد و کامل که بر مبنای آن نیل به اهداف اساسی سازمان تضمین می‎شود. بنابراین تعریف، استراتژی نوعی برنامه است که مقصود یا منظور اصلی سازمان را برحسب خدمتی که به جامعه عرضه خواهد کرد معین می‎نماید. استراتژی، الگویی برای پاسخ سازمان به محیط اطرافش در طول زمان است.

استراتژی، راهکارهایی را برای افراد و دیگر منابع هر سازمانی برای مواجه شدن با چالش‎ها و مخاطرات ارائه می‎نماید. استراتژی برای هر سازمانی با توجه به اهداف چندگانه‎اش، مسیر واحدی معین کرده و به کارگیری منابع را در جهت کسب اهداف جامع هدایت می‎کند.

تصورات نادرست درباره استراتژی

۴- تعیین خط مشی‎ها و سیاست‎ها

کلمه خط‎مشی معمولا برای تعیین بهترین انتخاب در زندگی شخصی یا سازمانی به کار می‎رود. بنابراین براساس موضوع مورد نظر با انواع خط مشی‎ها مواجه‎ایم:

  • خط مشی دولتی
  • خط مشی تجاری
  • خط مشی شخصی

خط مشی، راهنما و حدودی است که تصمیم‎های آتی باید در محدوده آن اتخاذ و معین شود.

سیایت یا خط مشی، یک برنامه عمومی عملی است. به بیان دیگر، نحوه اجرای اهداف به وسیله خط مشی تعیین می‎شود و حوزه‎ی رفتاری مسئولان اجرایی سازمان را تعیین می‎کند و در عین حال وسیله‎ای موثر برای کنترل عملیات است.

ویژگی‎های یک خط مشی

خط مشی باید دارای ویژگی‎های زیر می‎باشد:

  • طراحت و وضوح
  • قابلیت اجرایی
  • قابلیت انعطاف
  • جامعیت
  • هماهنگی
  • استدلال پذیر بودن
  • قابل تفکیک بودن از قوانین
  • مدون و مکتوب بودن

موقعیت تصمیم‎گیری چیست؟

۵- انواع سیاست‎ها، رویه ها و روش‎ها و قوانین

سیاست
سیاست

سیاست‎ها به سه دسته کلی تقسیم می‎شوند:

  1. سیاست‎های اساسی
  2. سیاست‎های کلی
  3. سیاست‎های واحدی

سیاست‎های اساسی، مبنای سیاست‎های کلی‎اند و سیاست‎های کلی به نوبه‎ی خود مبنای سیاست‎های واحدی می‎باشند. رویه‎ها، محدودتر از سیاست‎ها می‎باشند و جریان عملیات را در مدیریت مشخص می‎سازند. رویه‎ها، یک برنامه زمان‎بندی شده برای انجام فعالیت‎های آتی هستند.

رویه، راهنمای واقعی عمل است تا تفکر

روش‎ها، نحوه اجرای جدول زمان‎بندی رویه را تعیین می‎کنند. در واقع یک اقدام را می‎توانیم رویه بدنیم و توالی رویه‎ها را روش می‎نامیم. قانون رویه‎های ثابت و مدونی شده در هر سازمانی هستند. یک خط مشی، به مدیر حق انتخاب می‎دهد و قانون به مدیر حق قضاوت براساس مستندات را می‎دهد.

۶- بودجه

بودجه یکی از ابزارهای مهم کنترل است و معمولا آن را برنامه‎ریزی عددی می‎گویند زیرا ماهیتی کمّی دارد. بودجه برنامه‎ای است که در قالب آمار و ارقام بوجود می‎آید و به راحتی می‎تواند نشان‎دهنده میزان تعهدات یک شرکت یا سازمان باشد.

طول عمر یک برنامه

یکی از مهمترین سئوالاتی که ذهن مدیران را درگیر خود می‎کند، طول عمر یک برنامه است. یک برنامه می‎تواند کوتاه‎مدت یا بلندمدت باشد. در بعضی از موارد ممکن است یک برنامه هفتگی طراحی شود، گاهی ممکن است برنامه‎های سالیانه یا چندین ساله طراحی شود.

منتشرشده در مدیریت برنامه | دیدگاه‌تان را بنویسید:

۱۰ دام در برنامه‌ریزی موفق

برنامه‎ریزی موفق ، فرآیند آگاهانه تصمیم‎گیری در مورد اهداف و فعایت‎های آینده یک فرد، گروه، واحد کاری یا سازمان می‎باشد. معمولا در برنامه‎ریزی همواره با کمبود وقت مواجه می‎شویم. مهمترین دلیل این است که قبل از چیدن برنامه‎هایمان، اهداف کلی و مهم خود را تعیین نکرده‎ایم. همین موضوع باعث می‎شود تا زمان خود را صرف کارهای غیرضروری و نه چندان مهم نماییم. یک برنامه مدون و موفق بایستی تا حدامکان انعطاف‎پذیر باشد تا بتوان متناسب با اتفاقات پیش‎رو، برنامه را تغییر داد. یک مدیر موفق بایستی بتواند داده و اطلاعات مورد نظر خود را همواره در اختیار داشته باشد و با استفاده از این اطلاعات به یک دانش و خرد جمعی دست پیدا کند.

10 دام در برنامه‎ریزی موفق
۱۰ دام در برنامه‎ریزی موفق

در برنامه‎ریزی موثر ممکن است بر سر راه مدیران عالی سازمان دام‎های متعددی قرار گیرند. اگر یک مدیر به این دام‎ها توجه کافی نداشته باشد می‎تواند به راحتی گرفتار آن‎ها شود و برنامه‎هایش به راحتی به شکست منجر شود. در ادامه به بررسی این دام‎ها در برنامه‎ریزی موفق خواهیم پرداخت:

آشنایی با دام‎های دهگانه در برنامه‎ریزی موفق

دامهای دهگانه
دامهای دهگانه
  1. مدیریت تصور می‎کند که می‎تواند وظیفه برنامه‎ریزی را به دیگران تفویض کند و نیازی نیست که به طور مستقیم خود را درگیر برنامه‎ریزی کند.
  2. مدیریت عالی آن قدر درگیر مسائل جاری می‎شود که وقت کافی صرف برنامه‎ریزی نمی‎کند و در نتیجه برنامه‎ریزی موفق بی‎ارزش و اعتبار می‎گردد.
  3. کم‎کاری در بیان و تدوین اهداف به عنوان مبنایی برای فرموله کردن برنامه‎های بلند مدت
  4. عدم درگیر کردن مدیران اجرایی در فرآیندهای اصلی برنامه‎ریزی
  5. عدم به کارگیری برنامه‎ها به عنوان معیاری برای ارزیابی عملکرد مدیران
  6. عدم اجرای سیستماتیک برنامه‎ریزی موفق
  7. تصور اینکه برنامه‎ریزی جامع از سایر جنبه‎های فرآیند مدیریت مجزا است.
  8. تدوین طرح‎های انعطاف‎ناپذیر و پیچیده در برنامه‎ریزی که مانعی برای خلاقیت و نوآوری است.
  9. مدیریت عالی برنامه‎های بلندمدت را که توسط روسای بخش‎ها و واحدها تهیه شده است، ارزیابی و بازنگری نمی‎کند.
  10. مدیریت عالی تصمیم‎هایی مبتنی براحساس و درک خود اخذ می‎کند که با برنامه‎های رسمی تضاد دارد.

بایستی توجه داشت که مدیریت تنها با کنترل داده و ارقام صورت نمی‎پذیرد. مجموعه‎ای از عوامل هستند که یک مدیریت موفق و کارآ را بوجود می‎آورند. یک برنامه‎ریزی موفق می‎تواند فرصت‎های جدیدی را با کمک تصمیم‎گیری‎های به موقع بوجود آورد. برنامه‎های قوی و موثر باعث تسریع رشد اقتصادی یک سازمان می‎شوند و موجب تقویت روحیه کار گروهی و افزایش کارآیی یک سازمان می‎شوند.

منتشرشده در اصول مدیریت, مدیریت برنامه | دیدگاه‌تان را بنویسید:

نقش برنامه ریزی موثر در سازمان ها

برنامه ریزی می‎تواند نقش بسزایی در عملکرد افراد حاضر در یک سازمان داشته باشد. در برنامه ریزی موثر ، مدیران به دنبال ایجاد و اجرای رویه‎هایی هستند که با کمک آن‎ها بتوانند بیشترین تاثیر را در عملکرد نیروهای تحت امرشان بگذارنند. یک برنامه صحیح و مدون نیروها را با حداکثر سرعت به سمت اهداف از پیش تعیین شده رهنمون می‎سازد.

برنامه ریزی موثر
برنامه ریزی موثر

عوامل مهم در برنامه ریزی موثر

برای داشتن یک برنامه کارآ، عوامل مختلفی تاثیرگذار هستند. برخی از این عوامل اهمیت بسزایی دارند و باید به طور دقیق مورد توجه قرار گیرند. در ادامه به بررسی چند عامل حیاتی در بنامه ریزی موثر می‎پردازیم:

۱-زمان : هریک از اجزاء برنامه بایستی از لحاظ محتوا و زمان مورد توجه قرار گیرند. بسیاری از فرآیندها شدیدا به یکدیگر وابسته هستند. بنابراین اجرای به موقع برنامه‎ها از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است.

۲-ارتباطات : همه افراد برای انجام وظایف تعیین شده در برنامه‎ها، بایستی توانایی برقراری ارتباط درست را داشته باشند. ارتباطات قوی می‎تواند به افراد کمک کند تا درک صحیحی از برنامه‎ها و چگونگی اجرای آنها را بیابند.

۳-همکاری : برنامه‎ها زمانی درست اجرا خواهند شد که افراد حاضر در یک تیم کاری با یکدیگر تعامل و همکاری مناسبی داشته باشند.

۴-شرایط محیطی : اجرای درست برنامه‎ها نیاز به شرایط محیطی مطلوب دارد. در شرایط محیطی نامناسب افراد تمرکز کافی ندارند یا وجود نگرانی‎ها و دغدغه‎های گوناگون جلوی انجام وظایف توسط آنها را خواهد گرفت.

مزایای برنامه ریزی موثر

یک برنامه مدون و دقیق مزایای بسیاری را با خود به همراه می‎آورد. از جمله مهمترین این مزایا می‎توان به موارد زیر اشاره کرد:

  1. اهداف سازمان را تنها با کمک برنامه ریزی موثر می‎توان تحقق بخشید.
  2. برنامه ریزی، شرایط را برای اجرای تصمیمات مهم فراهم می‎آورد.
  3. برنامه‎ریزی باعث نظم بخشی به امور و حداکثر شدن بازدهی می‎شود.
  4. با رشد سریع فناوری تنها با برنامه ریزی می‎توان به رشد و تعالی سازمانی دست یافت.
  5. برنامه‎ریزی بطور مستقیم ما را به سوی رشد کلان اقتصادی می‎برد و از هدر رفت منابع جلوگیری می‎کند.
  6. برنامه ریزی موثر ، عاملی برای حرکت به سوی نتیجه‎گرایی است.
  7. برنامه ریزی باعث بهبود بودجه‎بندی می‎شود، بنابراین امکان کنترل بیشتری را برای مدیران فراهم می‎آورد.
  8. برنامه‎ریزی روحیه کار گروهی را افزایش می‎دهد و در نتیجه کارایی سازمان را افزایش می‎دهد.

برنامه ریزی علیرغم داشتن مزایای فراوان، مشکلاتی را با خود به همراه دارد. از جمله مهمترین مشکلات برنامه‎ریزی، کاهش چابکی و سرعت‎العمل سازمانها می‎باشد. زیرا که برنامه‎ریزی بیشتر باعث موازی کاری می‎شود. وجود ضابطه‎های دست و پاگیر در برنامه‎ریزی و لزوم هماهنگی‎ها سرعت عمل کل سازمان را کاهش می‎دهد.


مطالب مرتبط:


منتشرشده در اصول مدیریت | دیدگاه‌تان را بنویسید:

آشنایی با مراحل برنامه‌ریزی

برای اینکه بتوانیم در یک فعالیت موفق شویم بایستی برنامه‎ریزی داشته باشیم. یک برنامه‎ریزی موفق دارای مراحل مختلفی است. در ادامه با مراحل برنامه‎ریزی آشنا می شویم.

قبل از این درباره تعریف برنامه‎ریزی در یک پست مفصل صحبت کرده ایم

مراحل برنامه‎ریزی

۱-آگاهی از مشکلات و فرصت ها

مراحل برنامه‎ریزی
مراحل برنامه‎ریزی

هرچند که معمولا شناخت مشکلات و فرصت ها، قبل از شروع فرآیند برنامه‎ریزی صورت می گیرد. امّا واقعیت این است که شناخت درست مشکلات و فرصتها اولین گام برنامه‎ریزی می باشد.

در یک برنامه‎ریزی صحیح بایستی به مسائل اقتصادی، سیاسی، رقابت بازار، فناوری و… توجه کرد. برای اینکه بتوانیم برنامه‎ریزی دقیقی داشته باشیم باید قبل از شروع یک فعالیت به سئوالات گوناگونی که در حوزه فرصت ها و چالش ها مطرح می شوند پاسخ دهیم.

۲-تعیین اهداف کوتاه مدت

در دومین مرحله برنامه‎ریزی بایستی اهداف کوتاه مدت برای کل سازمان یا تک‎تک واحدهای آن تعیین شود. در تعیین اهداف بایستی به استراتژی، خط‎مشی، رویه، قوانین، بودجه و برنامه زمان‎بندی توجه نمود. اهداف سازمانی به ماهیت برنامه ها جهت می دهد.

۳-کسب اطلاعات درباره فعالیت های مدنظر

برنامه داشتن به تنهایی نمی‎تواند برای موفقیت راهگشا باشد. بلکه بایستی فعالیتهای مرتبط با یک برنامه شناسایی شود. برای اجرای درست فعالیت‎ها باید به تجارب قبلی توجه داشت. همچنین داده‎های اطلاعاتی می توانند شیوهای اجرای درست برنامه‎ها را نشان دهند.

۴- دسته‎بندی و تحلیل اطلاعات

یک برنامه تنها با کمک آنالیز اطلاعات پیشرفت خواهد نمود. شناخت روابط بین مسائل گوناگون می‎تواند به برنامه‎ریزی روحی مجدد ببخشد. طبقه‎بندی اطلاعات باعث حفظ محرمانگی سازمان و دسترسی آسان‎تر افراد مجاز به اطلاعات می‎شود.

۵-تعیین فرضیه‎ها و شناخت موانع

در هرکاری یک سری فرضیه وجود دارد. تعیین این فرضیه‎ها و موانع احتمالی بر سر راه آنها می تواند برنامه‎ریزی را قدرتمندتر نماید.

۶-تعیین جایگزین‎ها

ممکن است یک برنامه به نتیجه مطلوب نرسد یا یک شیوه اجرایی نتواند اهداف مدنظر را برآورده کند. در برنامه‎ریزی بایستی برای هر موضوعی یک جایگزین منطقی در نظر گرفت تا در مواقع اضطراری امکان جایگزینی آن وجود داشته باشد.

۷-زمان‎بندی

یک از حیاتی‎ترین مراحل برنامه‎ریزی ، زمانبندی می باشد. یک برنامه هنگامی دارای ارزش خواهد بود که دارای یک جدول زمانی مشخص برای اجرا باشد. برنامه‎های بدون زمان‎بندی ضمانت اجرایی لازم را نخواهند داشت.

۸-بودجه‎بندی

بیان برنامه با ارقام و اعداد می تواند آگاهی لازم را به مدیران بدهد. منظور از بودجه‎بندی نشان‎دادن حال و روز، یک برنامه می باشد. یک برنامه دارای بودجه‎بندی دقیق، می‎تواند میزان پیشرفت کار را به درستی نشان دهد.

آشنایی با مفهوم دانش، مدیریت دانش و تولید دانش

منتشرشده در اصول مدیریت, مدیریت برنامه | برچسب‌شده | دیدگاه‌تان را بنویسید:

بررسی فرآیند برنامه ریزی و دلایل پویایی آن

آشنایی با فرآیند برنامه ریزی
آشنایی با فرآیند برنامه ریزی

فرآیند برنامه ریزی در راس هرم وظایف مدیران قرار می گیرد. برنامه ریزی را می توان تعیین اهداف، یافتن و ساختن راه وصول به آن دانست. با کمک برنامه ریزی می توان به نتایج مطلوب دست یافت. برنامه ریزی باعث می شود تا بتوان بر روی مقاصد و اهداف اصلی تمرکز کرد.

همچنین فرآیند برنامه ریزی به مدیران کمک می کند تا از انحراف مسیر جلوگیری بعمل آید. برنامه ریزی ابزاری برای کنترل دقیق فعالیت واحدهای مختلف در یک سازمان می باشد. در شکل زیر وظایف یک مدیر و توالی آنها را مشاهده می کنید.

وظایف مدیران
وظایف مدیران

بخش اعظم کار هر مدیر برنامه ریزی می باشد. هرچند که وظایف یک مدیر قابلیت تفکیک پذیری ندارند امّا برنامه ریزی و کنترل را می توان مهمترین وظیفه یک مدیر دانست. کنترل به اعنوان ابزاری برای بررسی انجام فعالیت ها در مسیر برنامه ریزی شده و تصحیح انحرافات می باشد.

نقش فرآیند برنامه ریزی در ساختارهای سازمانی :

برنامه ریزی مسیر دستیابی به اهداف را نشان می دهد. با کمک برنامه ریزی می توان ساختارهای سازمانی را تعیین کرد. با کمک این ساختار سازمانی می توان روند هدایت و سرپرستی را در یک سازمان تعیین کرد. بنابراین دور از انتظار نیست اگر:

فرآیند برنامه ریزی را شالوده مدیریت بدانیم

پویایی فرآیند برنامه ریزی :

فرآیند برنامه ریزی بایستی پویا و تغییر پذیر باشد. در برنامه ریزی ، گاهی نیاز می شود که در برنامه ها تجدید نظر صورت پذیرد. بنابراین یک مدیر بایستی توانایی بسیاری در کنترل وضعیت سازمانی خود داشته باشد. مدیر باید در زمان های بحرانی، برنامه های خاص را اجرا کند.

پست توصیه شده برای مطالعه : برنامه ریزی چیست ؟

انواع برنامه ریزی :

۱- برنامه ریزی استراتژیک :

برنامه ریزی استراتژیک را می توان به نوعی دوراندیشی سازمانی دانست. در برنامه ریزی استراتژیک معمولا هدف های درازمدت مدنظر قرار می گیرند. همچنین در این فرآیند برنامه ریزی علاوه بر کمیّت اهداف ، بر کیفیت اهداف نیز تاکید می شود.

برنامه ریزی استراتژیک به دنبال تعیین خط مشی و سیاست های کلی است. بنابراین این نوع برنامه ریزی معمولا در حوزه اختیارات مدیران ارشد سازمانی قرار می گیرد. در این نوع از برنامه ریزی بلندمدت به دنبال تحقق اهداف زیر می باشیم :

  1. فائق آمدن بر رخدادهای احتمالی که در آینده بوقوع خواهند پیوست
  2. شناسایی فرصت های طلایی و جلوگیری از خطاهای مدیریتی
  3. کمک به تصمیم گیری مناسب و بموقع
  4. تمرکز بر اعتلای سازمانی برای رشد حداکثری در آینده

یک پست جالب در سایت متمم : چگونه برنامه ریزی کنیم تا آن را دوست داشته باشیم؟

۲- برنامه ریزی اجرایی (عملیاتی) :

در این نوع از برنامه ریزی به دنبال مدیریت عملیاتی می باشیم. در واقع این نوع برنامه ریزی نسبت به برنامه ریزی استراتژیک کوتاه مدت تر می باشد. این نوع برنامه ریزی دارای اهداف زیر می باشد:

  • تعیین برنامه های کوتاه مدت
  • تعیین بودجه و زمان بندی های عملیاتی
  • تعیین شاخص های عملکردی کسب و کار
  • شناسایی موقعیت فعلی و نحوه اجرای فعالیت ها
  • تهیین کمیت و کیفیت فعالیت ها و هزینه های اجرایی
  • بازبینی مستمر اهداف و تعیین موارد انحراف
  • کمک به طراحی برنامه های استراتژیک آینده
  • شناسایی بازار و رقبا

۳- برنامه ریزی تخصصی :

در این نوع برنامه ریزی به دنبال اجرای فرآیندهای مشخص برای تامین نیازهای قابل پیش بینی در یک سازمان می باشیم. این نوع برنامه ریزی شامل موارد زیر می باشد:

  1. برنامه ریزی و کنترل تولید
  2. برنامه ریزی منابع انسانی
  3. برنامه ریزی مالی

بزودی در پست های آینده به بررسی دیدگاه های متداول در برنامه ریزی خواهیم پرداخت.

منتشرشده در اصول مدیریت, مدیریت استراتژیک, مدیریت برنامه, مدیریت منابع انسانی | برچسب‌شده , , , | دیدگاه‌تان را بنویسید:

برنامه ریزی چیست ؟

برنامه ریزی معمولا در برابر واژه انگلیسی Planning به کار می رود. در مکاتب مدیریتی معمولا دو واژه Programming و Planning معمولا به جای یکدیگر به کار رفته اند. در علم مدیریت از واژه strategic planning برای برنامه ریزی بلندمدت و از واژه medium range programming برای برنامه ریزی میان مدت استفاده می شود.

در علم مدیریت از واژه strategic planning برای اهداف بلندمدت و از واژه medium range programming برای اهداف میان مدت استفاده می شود.

برنامه ریزی چیست؟
برنامه ریزی چیست؟

امروزه بدون داشتن طرح های دقیق نمی توان انتظار رشد و پیشرفت در کسب و کارهای مختلف را داشت. انسان در مسیر رشد عقلانی خود به ضرورت برنامه ریزی در کسب و کار و زندگی خود پی برده است.

برنامه داشتن در نظام های سیاسی، اجتماعی و اقتصادی به عنوان ابزاری برای کمک به مدیران و رهبران سازمان ها محسوب می شود. اساس این موضوع بر آگاهی از فرصت ها و تهدیدات آتی و چگونگی استفاده از آنها استوار است.

تنظیم اهداف به عنوان یک نگرش و یک راه تضمین شده برای تعهد به وظایف و مسئولیت ها پذیرفته شده است. با کمک برنامه ریزی امکان تفکر آینده نگر و نظم در انجام امور امکان پذیر خواهد بود.

ضرورت داشتن برنامه:

اشخاص و سازمان ها برای دستیابی به اهداف خود نیاز به طرح دارند. برای جزئی ترین مسائل روزمره هم نیاز به برنامه وجود دارد. باید توجه داشت که همه ی نهادهای امروزی در محیط پویا فعالیت می کنند. عدم اطمینان از شرایط در چنین محیط هایی ، نیاز به ثبت اهداف را به صورت یک ضرورت انکارناپذیر در تمامی نهادها در آورده است.

تعریف برنامه ریزی:

برای planning ، متخصصان از زوایای مختلف ، تعاریف گوناگونی را ارائه کرده اند که ما در اینجا به چند مورد مهم اشاره می کنیم.

طرح ریزی عبارتست از :

  1. تعیین هدف ، یافتن و ساختن راه وصول به آن.
  2. تصمیم گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گردد.
  3. تجسم و طراحی وضعیت مطلوب در آینده به همراه یافتن و ساختن راه ها و ابزارهای مورد نیاز برای رسیدن به آن.
  4. طراحی عملیاتی که موضوعی را برمبنای شیوه ای از قبل تعریف شده اجرا نماید.
  5. تعیین راه های دستیابی به اهداف مورد نظر، قبل از تلاش فیزیکی، ذهنی و اقدام عملی با کمک برنامه های مدون.

تفاوت برنامه ریزی با بودجه چیست ؟ کجا به طرح نیاز داریم و کجا به بودجه ریزی؟

هدف های برنامه ریزی:

  • افزایش احتمال رسیدن به اهداف از طریق تنظیم درست و دقیق فعالیت ها.
  • افزایش جنبه اقتصادی و مقرون به صرفه بودن مجموعه عملیات ها.
  • تمرکز بر روی مقاصد و اهداف اصلی و جلوگیری از انحراف مسیر
  • تهیه ابزاری برای کنترل دقیق فعالیت ها.

تهیه و گردآوری : مسعود معاونی

منتشرشده در اصول مدیریت, مدیریت استراتژیک, مدیریت برنامه | برچسب‌شده , , , | دیدگاه‌تان را بنویسید:

موقعیت تصمیم گیری چیست ؟

مدیران برای حل مشکلات روزمره و تصمیم گیری برای حل چالش های مختلف با موقعیت های متفاوتی مواجه می شود . در این پست وبلاگی قصد داریم تا این موقعیت های گوناگون که به موقعیت تصمیم گیری مشهور هستند را مورد بررسی قرار دهیم .

موقعیت های تصمیم گیری
موقعیت های تصمیم گیری

۱- موقعیت اطمینان :

در این موقعیت تصمیم گیری ، مدیر می داند که در آینده چه اتفاقی خواهد افتاد . در چنین موقعیت هایی مدیران اطلاعات نسبتا دقیق و قابل اندازه گیری از مشکل ایجاده شده را در اختیار دارند . مدیران به کمک همین اطلاعات به تصمیم گیری و اجرای آن می پردازند .

۲- موقعیت مخاطره :

در وضعیت مخاطره ، میزان احتمال بوقوع پیوستن نتایج یک تصمیم مشخص است . به عبارت دیگر هرچند که مدیر اطلاع دقیقی از نتیجه تصمیم ندارد امّا می تواند به یک پیش بینی نسبتا مناسب از نتیجه تصمیم خود برسد .

۳- موقعیت عدم اطمینان :

در این موقعیت تصمیم گیری ، نمی توانیم نتیجه تصمیم و میزان موفقیت آن را پیش بینی کنیم . به عبارت دیگر اطلاعات ما نسبت به مشکل بسیار کم است . چنین تصمیم گیری هایی برای مدیران بسیار سخت و دشوار خواهند بود . به عنوان مثال یک مدیر در شرایط عدم ثبات اقتصادی نمی تواند به سادگی نرخ تورم در سه سال آینده را تعیین کند تا بر اساس آن تصمیمگیری نماید .

موقعیت شناسی در تصمیم گیری :

یکی از چالش های اساسی مدیران این است که همیشه به راحتی نمی توانند نوع موقعیت تصمیم گیری که در آن قرار گرفته اند را تعیین کنند . حتی متاسفانه مدیران در برخی از مواقع به سادگی توانایی شناسایی مشکلات و فرصت ها را هم ندارند .

بایستی توجه داشت که در دل هر مسئله یک فرصت نهفته است و این فرصت ایجاد کننده یک موقعیت تصمیم گیری برای مدیر می باشد . یک مدیر بایستی در برخورد با مسائل و فرصت ها ، اطلاعات گوناگون را جمع آوری کند و سپس خود را در موقعیت تصمیم گیری قرار دهد . بایستی توجه داشت که فرصت ها رموز کلیدی موفقیت یک مدیر می باشند که باعث سازماندهی درست فعالیت ها خواهد گردید .

چگونگی اخذ تصمیم برای حل یک مساله :

یک مدیر با تجربه بعد از شناسایی موقعیت تصمیم گیری ، سه رویکرد اساسی زیر را برای اخذ تصمیم در پیش می گیرد :

۱- آیا حل مساله پیش رو ، ساده و آسان است ؟

بسیاری از مدیران درباره مسائل جزئی به سادگی تصمیم می گیرند . چرا که تصمیم غلط هم در چنین مواردی هزینه بالایی برای سازمان نخواهد داشت . بسیاری از مدیران تصمیم گیری درباره چنین مسائلی را معمولا به زیردستان خود تفویض می کنند .

۲- آیا مساله خود به خود حل می شود ؟

معمولا بسیاری از مدیران بی دلیل خود را در موقعیت تعمیم گیری قرار نمی دهند . بسیاری از موارد جزیی به سادگی و بدون دخالت مدیران حل می شوند . معمولا مدیران در مواردی دخالت می کنند که نیاز به مداخله جدّی وجود داشته باشد .

۳- آیا این تصمیمی است که من باید بگیرم ؟

مدیران در مورد مسائل پیچیده و بزرگ با چالش های اساسی مواجه می شوند . در چنین مواقعی بهتر است که تصمیم گیری به مدیرانی واگذار شود که به منشاء پیدایش یک بحران نزدیکتر هستند . این موضوع باعث می شود تا مدیران ارشد سازمانی کمتر در موقعیت تصمیم گیری قرار گیرند و از طرفی مدیران میانی با تصمیم گیری های فنی ، توانایی مدیریتی خود را افزایش دهند .

مراحل تصمیم گیری :

در پایان موضوع تصمیم گیری به طور موردی به معرفی مراحل تصمیم گیری می پردازیم که یک مدیر باید در موقعیت تصمیم گیری آنها را انجام دهد :

  1. شناخت مسئله و مشکل
  2. شناسایی نتایج حاصله از تصمیمات
  3. تشخیص علل بوقوع پیوستن یک مسئله
  4. انتخاب تصمیم مناسب از بین راهکارهای موجود
  5. اجرای تصمیم و پیگیری آن
  6. ارزیابی کارآیی یک تصمیم

مطالب مفید و مشابه :

معرفی تئوری های تصمیم گیری

نقش تصمیم گیری در حل چالش های مدیریتی

مقالات تحقیقاتی در زمینه موقعیت های تصمیم گیری



منتشرشده در اصول مدیریت | دیدگاه‌تان را بنویسید: