مدیریت ستادی و صفی نوعی دیگر از سلسه‌مراتب مدیریتی در سازمان‌ها می‌باشد. توسعه سازمان و پیچیدگی فناوری دو عامل مهم در هر سازمان می‌باشد که نیاز به ایجاد واحدهای مختلف را ایجاد می‌کند.
واحدهای ستادی(خدماتی وپشتیبانی) معمولا فعالیت‌هایی را برعهده می‌گیرند که می‌توان آن‌ها را به کمک سایر بخش‌ها نیز انجام دادامّا با کمک واحدهای ستادی کارآیی افزایش پیدا می‌کند و کنترل امور ساده‌تر می‌شود.
تفاوت میان مدیریت ستادی و صفی
تفاوت میان مدیریت ستادی و صفی (ُStaff and Line) در این است که واحدهای صفی به طور مستقیم در جهت رسیدن به اهداف مورد نظر تلاش می‌کنند. در حالی که واحدهای ستادی با پشتیبانی و به طور غیر مستقیم به کمک واحدهای صف می‌آیند.
واحدهای ستادی بیشتر در جهت نگهداری سازمان یا در جهت کمک به واحدهایی که به طور غیرمستقیم درگیر تحقق یک هدف هستند عمل می‌کنند. معمولا افرادی که در فعالیت‌های فناورانه مهارت دارند بیشترین زمان و انرژی خود را در فعالیت‌های تخصصی و ستادی به کار می‌گیرند.
معرفی انواع ستاد
انواع ستاد عبارتند از:
- ستاد شخصی: این نوع ستاد از واحدهایی تشکیل می‌شود که هدف آن کمک به مدیر اجرایی می‌باشد. در این ستاد جمع‌آوری و تحلیل اطلاعات و همچنین حل سریع مشکلات ا اهمیت بسیاری برخوردار است.
- ستاد تخصصی: در واقع نوعی ستاد برای مدیریت وظایف اداری است. معمولا در این نوع ستاد بیشتر وظایفی از جنس پشتیبانی انجام می‌شود. هدف این ستاد تمرکز بر روی بهره‌وری و کارآیی عملکرد کارکنان می‌باشد.
- ستاد عمومی: این قبلی از ستادها وظایف محدودی ندارند، بلکه کمک های گسترده‌ای را به مدیریت عالی می‌کنند.
مزایای ایجاد واحدهای ستادی
- کارآیی در استفاده از منابع، تولید و عملیات
- کاهش هزینه‌های هماهنگی
- قابلیت انطباق و تغییر سریعتر
- سهولت در سنجش بازدهی یا نتایج
- آماده کردن مدیران و کارکنان
- کاهش تضاد میان ادارات مختلف
- افزایش رضایت مشتری یا ارباب رجوع
تصمیم‌گیری در ستاد یا صف
معمولا تصمیم‌گیری در ستاد مرکزی صورت می‌گیرد. معمولا در سازمان‌ها تصمیم‌گیری در اختیار رده‌های عالی قرار می‌گیرد. به بیان دیگر تمرکز در سازمان‌ها باید وجود داشته باشد و با تفویض اختیار سرعت تصمیم‌گیری در واحدهای صف نیز بهبود می‌یابد.
اندازه گروه‌های ستادی یا صف
سئوالی که معمولا ذهن بسیاری را به خود درگیر می‌کند این است که در هر گروه ستادی یا صف حداکثر چندنفر را به کار بگیریم؟
برای پاسخ به این سئوال باید به عوامل مختلفی از جمله ماهیت فعالیت گروه توجه کرد. امّا به طور کلی برای یک گروه، ۵ تا ۷ نفر عضوعدد مناسبی محسوب می‌شود.
معمولا گروه‌هایی که اندازه‌های بزرگتری داشته باشند منجر به شکل‌گیری گروه‌های غیررسمی کوچکتری در درون خود می‌شوند که اینموضوع می‌تواند تضاد درون گروهی را در مواجه با مشکلات به همراه بیاورد. این موضوع خود نیز منجر به عدم مشارکت و عدم رضایت شغلی خواهد شد.
